Wichtige Unterlagen muss jeder/jede von uns im Notfall griffbereit haben. Unvorhersehbare Ereignisse wie ein Brand oder ein Einbruch stellen eine große Gefahr für Dokumente dar. Werden sie nicht sicher gelagert, sind sie diesen Gefahren hilflos ausgesetzt. In folgendem Beitrag erfahren Sie, welche Dokumente Sie schützen sollten und wie Sie dies am besten tun.
Welche Dokumente/Unterlagen sicher verwahren?
Jeder kennt es: Zuhause türmen sich die Unterlagen und man weiß nicht recht was tun damit. Man fragt sich was man wirklich braucht und was entsorgt werden kann. Es gibt eine Reihe von Dokumenten und Unterlagen, die immer parat sein müssen. Zu diesen Papieren zählen beispielsweise:
- Reisepass
- Ausweis
- Führerschein
- Geburtsurkunde
- Heiratsurkunde
- Taufschein
- Testament
- Vorsorgevollmacht
- Betreuungsverfügung
- Patientenverfügung
- Wichtige medizinische Befunde
- Rentenbescheinigung
- Versicherungspolicen
Fertigen Sie von all diesen Unterlagen Kopien an und bewahren Sie diese getrennt vom Original auf. Ordnen Sie die Unterlagen systematisch in einen Ordner ein und suchen Sie einen geeigneten Platz dafür. Diesen Ort teilen Sie anscheinend einer vertrauten Person mit, sodass diese im Notfall darauf zurückgreifen kann. Man sollte davon absehen, die Ordner offen in einem Regal aufzubewahren. Bei einem Einbruch macht man es dem Täter sonst leicht, wichtige Dokumente zu entwenden.
Wollen Sie digitale Kopien anfertigen, so ist es ratsam, diese nicht in der Cloud abzuspeichern. Speichern Sie die Kopien auf externen Speichermedien wie Festplatten oder USB-Sticks. Etwaige Passwörter zum PC und sonstigen wichtigen Online-Diensten notieren Sie sich am besten und verwahren sie zusammen mit den anderen Papieren an einem sicheren Ort.
Achtung bei externen Speichermedien: Diese nutzen sich mit der Zeit ab und weisen eine verminderte Leistung auf. Es ist daher wichtig, diese Geräte regelmäßig zu überprüfen und nach einer gewissen Zeit auszutauschen.
Bei einem Rechnerwechsel muss sichergestellt werden, dass alle wichtigen Dokumente auf das neue Gerät übertragen wurden. Es dürfen keine Dokumente und Daten mehr auf dem PC vorhanden sind. Ansonsten passiert es schnell, dass jemand anderes ungewollt auf diese Unterlagen zugreift.
Dokumente und Unterlagen zuhause aufbewahren
Lagert man die Dokumente zuhause, hat man sie zwar jederzeit griffbereit, jedoch muss man sich um einen angemessenen Schutz der Daten kümmern. Es gibt zahlreiche Produkte, die für den Schutz wichtiger Unterlagen und Gegenstände gedacht sind.
Feuerfeste Dokumentenkassetten, Dokumententresore und Safes schützen vor Feuer/Hitze und Löschwasser. Je nach Produkt, halten diese für eine bestimmte Zeit sehr hohen Temperaturen stand und schützen die Unterlagen vor den Flammen. Sie sind außerdem sehr stabil und robust, wodurch man sie nicht so leicht aufbrechen kann. Dokumentenkassetten verfügen normalerweise über einen Tragegriff, sodass Sie sie leicht transportieren können.
Tresore und Safes gibt es in verschiedenen Größen und Gewichten. Dadurch sind viele davon zusätzlich gegen Einbruch gesichert. Wer ganz sichergehen möchte, installiert einen Wandtresor. Dieser macht es einem Einbrecher sehr schwer, wichtige Unterlagen zu entwenden.
Es besteht die Möglichkeit, die Unterlagen zudem in einer Dokumententasche zu lagern. So gewährt man ihnen zusätzlichen Schutz. Allerdings sollten Sie eine Dokumententasche nicht als alleinige Absicherung einsetzen. Sie schützt weder vor Wassermengen noch vor Diebstahl und hat nur einen begrenzten Platz zur Verfügung.
Dokumente und Unterlagen extern aufbewahren
Wem die eigenen vier Wände zu unsicher sind, um wichtige Dokumente aufzubewahren, der hat die Möglichkeit, sie extern einzulagern. Hier gibt es unterschiedliche Optionen:
- Spezialisierte Dienstleister
- Bank-Schließfächer
- Verwandte oder Freunde
Es gibt unterschiedliche Dienstleister, die darauf spezialisiert sind, Unterlagen und andere Wertgegenstände zu lagern. Dabei handelt es sich meist um größere Lagerhallen, wo die Dokumente unter geeigneten Bedingungen gelagert werden.
Solche Lager sind dank Videoüberwachung und Alarmanlage bestens gegen Einbrüche gesichert. Braucht man einmal ein Dokument, kann man selbst in die Lagerhalle gehen und sich die Papiere holen. Manche bieten auch an, sich das Dokument zusenden zu lassen. Das genaue Leistungsspektrum variiert hier von Anbieter zu Anbieter.
Sie können Dokumente ebenso bei Banken hinterlegen. Hier bietet sich die eigene Hausbank an, die man bereits kennt und zu der man genügend Vertrauen hat. Meist sind solche Bankschließfächer zusätzlich mit einer Versicherung ausgestattet.
Sie wollen sich die Kosten für eine externe Lagerung sparen? Dann besteht noch die Möglichkeit, wichtige Dokumente bei Vertrauenspersonen wie Familienangehörigen oder Freunden zu lagern.
Die Option Dokumente extern zu lagern, eignet sich vor allem für jene Unterlagen, die Sie nicht oft brauchen, oder für Kopien. Originale, die Sie öfters benötigen, sollten Sie eher zuhause aufbewahren.
Egal ob Lagerung zuhause oder in externen Räumlichkeiten. Das wichtigste ist, dass Sie von allen wichtigen Dokumenten eine Kopie griffbereit haben und vertraute Personen darauf zugreifen können. So sind Sie für den Ernstfall bestens vorbereitet.
